HELOINDONESIA.COM - Beredar sebuah surat elektronik melalui pesan berantai WhatsApp yang berjudul “Surat Edaran Bersama” yang dibocorkan seorang nara sumber yang tergabung dalam sebuah organisisi media siber pada Jumat (2/8/2024).
Surat yang diterbitkan pada 1/8/2024 itu ditandatangani oleh mereka yang mengaku sebagai pengurus PWI Pusat.
Di antaranya PLT Ketua Umum Zulmansyah Sekedang, Dewan Penasehat PWI Pusat Ilham Bintang dan Ketua Dewan Kehormatan Sasongko Tedjo.
Ada lima poin yang disampaikan dalam surat edaran yang ditujukan pada Pengurus PWI Pusat, Pengurus PWI Provinsi se-Indonesia dan Pengurus PWI Kabupaten/Kota se-Indonesia.
Baca juga: Dibuka Awal Agustus 2024, Simak Cara Daftar akun CPNS dan PPPK lewat SSCASN
Secara kasat mata, ada kejanggalan dalam surat tersebut. Pertama, tidak adanya penomoran terbitnya surat resmi yang beredar pada hari itu.
Kedua, dari pewarnaan kop surat dengan warna biru agak janggal.
Nah, perbedaan ini bisa dibandingkan dengan warna kop surat yang juga berwarna biru dan beredar pada Sabtu (3/8/2024) pagi dan bertuliskan “PERSATUAN WARTAWAN INDONESIA, Pengurus Pusat, central Executive Board, Indonesian Journalists’ Association” dengan alamat PWI Pusat Jl Kebon Sirih No 34 Jakarta.
Surat kedua yang beredar pada Sabtu pagi ditandatangani oleh Ketua Umum PWI Pusat Hendry CH Bangun. Kop surat ini berwarna biru sedikit gelap. Stempel pada tanda tangan berwarna biru muda dan nyaris bersih melekat di lembar surat elektroniknya.
Sementara kop surat yang ditandatangani Zulmansyah Sekedang berwarna biru terang. Sedangkan stempel di tanda tangan berwarna biru tua, terkesan baru dibikin mendadak.
Baca juga: Tujuh Bulan Dilantik, Kades Di Lamtim Meninggal Dunia
Surat yang ditandatangani Ketua Umum PWI Pusat Hendry CH Bangun itu beredar melalui pesan WhatsApp berantai berjudul “Surat Edaran” dan ditujukan ke Pengurus Pusat, Ketua Provinsi dan Ketua Kabupaten/Kota".
Surat yang ditandatangani Hendry CH Bangun terdapat penomeran surat keluar, yakni Nomor 576/PWI-P/I.XXVIII/2024.
Surat edaran resmi yang ditandatangani Hendry CH Bangun berisi tiga poin. Surat tersebut menanggapi beredarnya surat yang ditandatangani Zulmansyah Sekedang, pengurus pecatan PWI pusat yang beredar tanpa nomor surat.
Terkait soal kejanggalan surat resmi atau tidaknya, akademisi dan praktisi manajemen dari Universitas Pamulang (Unpam), Faisal Romdonih menegaskan bahwa penomeran dalam surat resmi kelembagaan itu sangat penting. Sebab, penomeran surat itu menjadi salah satu bentuk tertibnya administratif dan tertib berorganisasi.
Baca juga: Mardiana Masih Istri Sah Bupati Lamteng Musa Ahmad
Kalau ada surat edaran yang mengatasnamakan lembaga tanpa adanya penomoran terbitnya, menurut Faisal Romdonih, itu tidak boleh.
“Itu namanya ilegal. Itu penggelapan surat, kejahatan!” tegas praktisi kelembagaan ini.
Faisal menduga, munculnya surat tanpa penomoran itu terjadi karena, pertama bisa saja kelalaian, kedua ada kesengajaan untuk berbuat jahat.
“Bisa dilakukan oleh siapa pun. Oleh karenanya, organisasi itu tidak boleh adanya penggelapan surat, perlu adanya tertib administrasi,” paparnya.
Faisal yang juga aktif di dunia pesantren dan membuat organisasi Santripreneur ini juga mengingatkan bahwa dalam surat menyurat di sebuah organisasi ada beberapa hal yang harus diperhatikan.
Baca juga: Tim Peneliti USM Teliti Efektivitas Latihan Kekuatan Otot Kaki pada Intensitas Nyeri Lutut
“Mulai dari kop surat, penomeran surat keluar dan masuk, stempel, tanggal dan tahun terbitnya surat dan paling penting ada tanda tangan ketua. Ini syarat mutlak,” ujarnya.
Faisal Romdonih menilai beredarnya surat tanpa penomeran dan tidak memenuhi syarat mutlak dan dianggap telah merusak keorganisasian.
“Kalau penomeran surat itu tidak dicantumkan, itu akan berubah semua. Mulai dari dari surat itu keluar dan surat seterusnya. Karena harus ada nomor yang menjadi acuan awal gitu lho. Misalnya nomor 10 nih surat sekarang, nah nomor surat sebelumnya berapa? Kan harus berurutan, 1,2,3 dan seterusnya,” jelasnya.
Faisal mengungkapkan, dalam manajemen perusahaan, keorganisasian menurut para ahli pun mengatakan bahwa persuratan itu menjadi salah satu alat ukur tertibnya sebuah organisasi.
Baca juga: Cara Jitu Bikin Konten TikTok Masuk FYP Tanpa Iklan
“Jadi tidak sembarangan orang membuat surat tanpa ada penomeran sebelumnya,” katanya.
Sementara itu, Wakil Ketua PWNU DKI Jakarta Husny Mubarok Amir memaparkan pengalamannya selama puluhan tahun berorganisasi di lingkungan Nahdlatul Ulama.
Menurutnya, secara ideal dalam surat menyurat sebuah organisasi itu jelas harus ada kop surat, ada tanggal, ada penomerannya, ada stempelnya.
“Sekarang kan ada stempel elektronik, pakai barcode. Di dalam barcode itu ada tanda tangan kita. Kemudian ada nomor surat, itu standarnya,” paparnya.
Husny menegaskan bahwa penomoran dalam surat itu sangat penting. Karena hal itu mengidentifikasikan internal dan eksternal sebuah organisasi.
Baca juga: Berikut Beberapa Kode Redeem Mobile Legends Hari ini, Sabtu 3 Agustus 2024 : Dapatkan Item Gratis
“Kalau tidak ada nomor suratnya ya nggak boleh,” tegasnya.
Lebih lanju Husny mengatakan bahwa nomor surat itu harus ada tanggal, kemudian ada nomor rujukan buku besar organisasi, tahun (terbitnya surat).
Nah kemudian, lanjutnya, kalau ada masalah bisa merujuk pada nomor surat itu. Apalagi terkait surat-surat penting. Misalnya surat keputusan, surat rekomendasi, surat tugas, surat edaran itu wajib pakai nomor persuratan.
“Surat edaran wajib lah, orang kan berdasarkan surat edaran. Misalnya, ente membuat surat edaran, ane menggunakan surat edaran ente sebagai kebijakan payung hukum ane. Ane akan tulis di situ berdasarkan surat edaran nomor sekian…sekian.. Misalnya, kami PWNU Jakarta menindaklanjuti dengan menggelar dzikir bersama bla..bla..bla…Kan harus begitu,” tandasnya.